バーチャルオフィスの契約までの流れはどうなっているのか?

バーチャルオフィスの契約までの流れはどうなっているのか?
起業や副業の際にバーチャルオフィスを活用する人が増えてきています。
業者が提供しているオプションサービス、料金、エリアなども非常に気になる部分かと思いますが、実際に契約するまで、どのような流れになっているのかご存じでしょうか。
この記事では、バーチャルオフィスの業者を探すところから、実際にバーチャルオフィス契約・利用までの流れがどのようになっているのかをご紹介しています。

契約・利用までの一連の流れ

バーチャルオフィスを契約・利用するまでの一連の流れをご紹介致します。

①バーチャルオフィス業者をチェックする

インターネット、口コミ、雑誌などで情報を収集し、バーチャルオフィス業者をチェックします。
まずは、気になるエリアやオプションサービスなどのワードを含めて、インターネットで検索しながらリストアップしていくのがおすすめです。

②バーチャルオフィスを見学する

気になる業者を見つけたら、バーチャルオフィスを見学します。
実際に見学するケースが多いですが、中にはオンライン見学会を実施している業者もいるので事前にチェックしておきましょう。
見学の際には、会議室はどのようになっているのか、スタッフの対応は丁寧か、清潔感があるのか、アクセスしやすいか…などを見ておくのが良いでしょう。
また、見学の際に料金やサービス内容について説明を受けるのが一般的なものになっているので、説明会を兼ねた見学会だと思っておけば大丈夫でしょう。

③業者の選択・申し込み

バーチャルオフィス業者のリストアップや見学が完了したら、業者を比較検討し、契約・利用する業者を選択します。
ここが一番重要なステップですので、「予想していたサービスと違った」「他の業者の方が条件にマッチしていた」といったことがないように、十分に比較検討するようにしておきましょう。
契約するバーチャルオフィス業者のところに直接赴いて、契約書に記載することも可能ですが、最近ではオンラインフォームでの申し込みにも対応している業者も増えています。
見学や問い合わせの段階で、申し込み方法についても確認しておくのがおすすめです。

④面談

バーチャルオフィスでどういった事業を行いたいのか、どういったサービスが必要になるのか…といったことを面談で話します。
バーチャルオフィスを利用できない業種(例:職業紹介業、士業など)を展開する予定がある場合などはNGになってしまうので、事前に確認しておくようにしましょう。

⑤契約・利用開始

書類や手続きに不備がなく、審査も問題がなければ契約成立となり、サービスを利用することができます。
具体的な契約開始日、利用開始日については業者ごとに異なるので、しっかり確認しておきましょう。

情報収集と確認作業が大切

バーチャルオフィスを実際に利用するまでの一連の流れについてご紹介しましたが、いずれかのステップでトラブルが発生することも十分に考えられます。
「もっと条件の良い業者があったのに話を進めてしまった」「士業がNGだと知らずに契約しようとしてしまった」「提出した書類に不備があった」…など要因は様々ですが、スムーズに進めるためにも、事前に情報をしっかり収集・比較検討し、入力や書類を記載する際に慎重に行うようにしましょう。
自分に合った最高のバーチャルオフィスを見つけ、最高のスタートダッシュがきれるようにしていきましょう。

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